「クラウドサービスのアイディアを実現させるために、相談はしたみたけれど、いつまで経ってもできあがらないから、業者を変えた。でも結局そのアイディアはお蔵入りしてしまった...」
と、お客さまから雑談、笑い話として聞きました。

似たような話は同業者からも聞くことがあります。
「提案書や仕様書をもっていくと、毎回話がかわったり、広がったりするのでいつまで経っても見積費用が決まらず、結局うやむやで終わってしまった...」

システム会社は、どうしても「予算内で実現可能なこと」という観点で考えますが、お客さまは「よりよいシステムをつくる」という観点ですので、どうしてもすれ違いが生じてしまうのだと思います。

このすれ違いを埋めていくのもシステム会社の力量になりますが、すれ違いがすれ違いのままですと、冒頭のような残念な結果に終わってしまいます。

こういった問題を起こさないために「発注元も情報システムの要件定義に参画すべき」といった論もあります。

どこまで参画すべきかは、システムの規模によっても違ってくると思いますが、すくなくとも「発注元として、最低限これはできていないといけない」という点を、箇条書きであっても、明確にしておく必要があると思います。
これはシステム用語を使う必要はなく、専門用語ふくめ、発注元の言葉を使って書けば充分です。