システム会社との付き合いは、
システムを作るための時間よりも
作った後にシステムを保守、運用するための時間のほうが長いものです。

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それでは、社内システムを使い始めてから発生したいろいろな事象を
どのようにシステム会社に依頼するとよいでしょうか。

瑕疵担保

一般的に、システム会社はシステムの納品後、
半年から一年程度の瑕疵担保期間を設けます。

「瑕疵」とは、システム会社が約束した機能や性能が満たされていない場合を指すものです。

不具合すなわち瑕疵、というわけではなく、どこに不具合の原因があるかにもよります。
たとえばシステムの前提条件を覆すような使い方で発生したシステム障害は、
システム会社の瑕疵とはなりにくいでしょう。

重大で業務の遂行ができないほどに不具合が発生した時は、
システム会社も可能な限り迅速に対応してくれるはずです。

しかし、当初の予定になかった機能を新たに作ることや、環境の変化にともなう機能改善などは、
すくなくとも瑕疵担保の範囲内での対応は期待できないかと思います。

発生したら都度見積依頼する

新機能や機能改善は、その必要性が発生したら見積をとり、
予算内であれば実施する、という形が取れると思います。

デメリットは、改善のスピードが少し遅くなるということです。

説明、システム会社からの修正提案、打ち合わせ、修正内容の合意、
システム会社からの見積提示、社内りん議、発注、といった流れになるでしょうか。

たとえば国や自治体の政策面での決まりごとへの対応のように期限が決まっているケースや、
あるいは急なセキュリティ対策など、

なるべく急いで対応しなければならない場合などは少し困るかもしれません。

月・年ごとの保守契約

システムは、一度つくって放置しておけば動き続ける、といったものではありません。

セキュリティ攻撃もあるかもしれませんし、
それがなくても備えておくべきですし、
社内や社外の環境変化をすぐに社内システムに取り込まねばならないケースもあるでしょう。

そういったことに備えるために、システムを構築した会社と、月や年単位での保守契約を
結ぶことを考えることをお勧めします。

そしてどの程度の金額で、どの程度の内容のことをしてもらうのか
あらかじめきちんと合意をとることをお勧めします。