やりとりを記憶に頼ると、忘れます

お客様の数が少ないうちは、そのお客様とどんなお取引をしたか、
およその内容は覚えているものです。

しかし、企業努力の結果、お客様が増えてきますと、
なんとなくは覚えていても詳細までは思い出せなくなるかもしれません。

さらに、社員が増えてお客様を担当ごとに受け持つことになれば、
電話をいただいても、社員によってはそのお客様をしらない、
という事態になることもあるでしょう。

お客様とのやりとりは中小企業の財産です

お取引を含めた、お客様とのやりとりは、中小企業にとって財産となるものです。

お客様がどういったときにご連絡をくださるか、どういったお問い合わせが多いのか、
履歴が蓄積するほどによい分析材料になるでしょう。

メモを残してみましょう

お客様の数が少ないうちでも、いつ、だれと、どのような内容を話したか、
エクセルやワードでも構いませんので、記録を残しておくことをお勧めします。

議事録のような格式ばったものでなくても、メモ程度でも構わないと思います。

とくに記憶力に自信のある社長は、こういったことを重要なことと考えないかもしれませんが、
記録をとってみると、案外覚えていないこともあるものです。

エクセルで管理しきれなくなったら

お客様が増え、社員も増えたら、いずれエクセルやワードでの記録を
続けるのが難しくなってくるかもしれません。

それは、社員間の情報共有がしづらかったり、記録の取り忘れに気づきにくいからです。

そのような状態になったら、それらの情報を管理するシステムの導入を
検討してもよいかもしれません。

イルカシステムでは、このようなお客様情報の管理システムを構築、運用しております。

興味のあるかたは、お問い合わせからご連絡ください。