PDFだけでなく、WordやExcelの自動生成も検討すべき

2017年2月21日

昨日はPDF生成を推奨するような書き方をしましたが、そうではない場面もあります。

 

以前、あるシステムで、「議事録を自動生成したい」という要望がありました。

そのシステムでは、議事録の各議題や参加者、といった情報は管理していましたが、議事録を記録するような機能はありませんでした。

よくよくヒヤリングしてみると、

議事録の議題や参加者などを、ひな形どおりに生成し、
会議中はこれに記入し、
あとで清書したい

という要望でした。

 

このケースでは、PDFではないほうがよいと判断しました。

いったん作成した議事録ひな形に、あとから議事内容を追記(編集)するわけですから、
システムが作成する議事録ひな形は編集可能だったほうがよいことになります。

 

なるべく多くの人が閲覧可能なファイル形式といえば、現在ではPDFといえると思いますが、
いったい、なるべく多くの人が編集可能なファイル形式とはなんでしょうか。

その時はWordファイル形式を採用しました。

以前はこのファイル形式は謎に包まれていましたが、
現在では仕様が公開されており、Microsoft Word でなくても、Word ファイルを作成することができるようになっています。

また、そのお客様はWindowsを使っておられ、Microsoft Word もインストールされていました。

 

お客様の業務フロー、利用環境に応じて、ときにWordやExcelで自動生成することも選択肢にいれたほうが、
お客様にとってわかりやすく使いやすいシステムになることもある、という例です。

 

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