システム会社からの提案には、自社で現実的に運用できるかを想像してみる

2017年3月16日

AS-ISとTO-BE


AS-IS、TO-BE、という言葉があります。
コンサルティング業界や、システム業界で使われる言葉です。

AS-IS は、あるがまま、現状のことを意味し、
TO-BE は、あるべき姿、理想の状態を意味しています。

とくにシステム開発の現場では、この言葉を明示的に使わなくても、
概念だけはこの思想にのっとって進められることが多くあります。

 

現状と課題から、理想を描く


AS-IS(現状)が以下のような状態だとしましょう。

  1. 営業担当者は受注情報をExcelのひな形に書いて印刷している
  2. 印刷した受注情報(紙)をもとに、出荷担当者は在庫を確認する
  3. 在庫があれば出荷し、受注情報(紙)をファイルする

このとき、「受注情報(紙)」をなくしたい、という課題であれば、
TO-BE(理想、システム導入後)は、以下のようにしたらよいのでは、
と仮定します。

  1. 営業担当者は受注情報を画面から登録し、確定する。すると出荷予定リストにデータが送られる
  2. 出荷担当者は出荷予定リストの画面をみて、受注情報を確認し、在庫を確認する
  3. 在庫があれば出荷し、処理の済んだ受注情報を完了にする。

このように、現状と課題をもとに、それが解決された姿を描くのが、この考え方です。

 

あまりに理想を追うと…


しかし、このTO-BEが、あまりに現状とかけ離れていたりすると
システム導入後に業務遂行上の問題が多く発生し、
結局システムを使わない…という残念な結果になることもあります。

たとえば上記の例でいいますと、ありがちなのは
出荷担当者は「紙」がないと作業しづらい、ということだったりします。

紙を見ながら在庫を確認(商品と数量)したり、
紙を見ながら出荷準備の整った箱の中を確認したり、
ということは現場ではとても重要なことであることが多いのです。

これを知らず、すべてを電子化、といきなりやってしまうと
システムに不具合がなくても、業務上の誤出荷の多発などで
「使えない」と烙印を押されることもありえます。

 

システム会社は中小企業の現場を(少ししか)しりません


中小企業の社内システムは、予算も限られていることが多いですし、
そもそも失敗(システムを使わない結果におわる)はできません。

システム会社に丁寧にAS-ISを説明しても
TO-BEはシステム会社のいうがまま、というのでは
ほとんどそのままシステムは失敗するようなものです。

システム会社は、そのTO-BEが、御社で現実的に運用可能か、
それで運用しやすいか、まで判断できないのです。

 

AS-ISの充分な説明とともに
提案されたTO-BEを、自社の現状に照らし合わせて
充分にイメージしてみることが大切だと思います。

そうすれば、机上のTO-BEか、実現可能なTO-BEかの
判断がつくと思います。

 

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この記事の著者

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著者:イルカシステム株式会社