エクセルで顧客管理するときのメリットとコツ

2017年5月1日

エクセルでの顧客管理


前回、起業直後の顧客管理や受注管理はエクセルを使えば充分、と書きました。

例えば、顧客管理.xlsx というブックを作って、最初のシートsheet1の一行目に
「顧客社名」「郵便番号」「住所」「電話番号」とタイトルを書いてあげればできあがりです。

応対履歴も記録するのであれば、二枚目のシートsheet2に
「顧客社名」「応対日」「問合せ内容」「応対内容」とタイトルを書けばできあがりです。

どちらも、あとは行に追記していくだけです。
マクロなど不要です。

 

PDCAに強いエクセル


エクセルのメリットは、自由に列を追加できることです。

例えば、顧客情報として「FAX番号」も記録したくなったら、
「FAX番号」という列をsheet1に追加するだけで済みます。

起業当初はPDCAの繰り返しになると思いますから、
エクセルのように自由に項目を追加できる、というのは強みです。

 

自由に入力しすぎないことがコツ


このように、便利なエクセルですが、1つだけ注意しておいたほうがよいことがあります。

例えばお客様の住所が変わった時、「住所」列に

東京都千代田区神田小川町1-1
→東京都港区芝1-1-1(2017/4から)

などと1つのセルにいろいろと書いてしまわないことです。

 

このように書ける自由さがエクセルのメリットであり、デメリットです。

人間が見れば「あ、2017/4からは港区芝が新しい住所なのだな」とわかります。

しかし、例えばこのsheet1をもとに宛名印刷しようとしたとき、
このような「新旧の住所や日付」が含まれた行があるだけで一気に使いづらいデータになります。

 

整理されたデータは利用しやすい


あくまで「住所」には「現住所」のみとすることです。

「2017/3まで神田小川町だった」というのは「現住所」とは関係のない情報ですから、
もし記録するにしても別の列「住所履歴」を追加するべきです。

このように整理されたデータを入力しておくことで、
宛名印刷のようなほかのソフトでもデータが使いやすくなります。

また、将来なにか顧客管理システムを導入するときも、データを取り込みやすくなります。

 

お問い合わせ

本記事(エクセルで顧客管理するときのメリットとコツ)にかかわること、 中小企業様さま向けの社内向け業務ウェブシステムにかかわることなど ご相談、ご質問などがありましたら何なりとお問い合わせください。





captcha

この記事の著者

イルカシステム(株) イルカシステム株式会社

イルカシステム(株)は、以下のような業務用ウェブシステムのご提案、受託開発、運用を行っております。

1.中小企業さま向けの社内向け業務ウェブシステム(営業支援、顧客管理、受注管理、請求入金管理、在庫管理、経営数値管理など)

2.医療業界向けの業務改善システム

※業務ウェブシステムの開発を効率化するための自社サービス「イルカベーカリー」をご提供しております。
※医療業界向けに、臨床研究の無作為割付自動化のための自社サービス「ムジンワリ」をご提供しております。

お問合せはお気軽に、こちらからどうぞ! → イルカシステム株式会社へ問合せ

著者:イルカシステム株式会社