前回、起業直後の顧客管理や受注管理はエクセルを使えば充分、と書きました。
例えば、顧客管理.xlsx というブックを作って、最初のシートsheet1の一行目に
「顧客社名」「郵便番号」「住所」「電話番号」とタイトルを書いてあげればできあがりです。
応対履歴も記録するのであれば、二枚目のシートsheet2に
「顧客社名」「応対日」「問合せ内容」「応対内容」とタイトルを書けばできあがりです。
どちらも、あとは行に追記していくだけです。
マクロなど不要です。
エクセルのメリットは、自由に列を追加できることです。
例えば、顧客情報として「FAX番号」も記録したくなったら、
「FAX番号」という列をsheet1に追加するだけで済みます。
起業当初はPDCAの繰り返しになると思いますから、
エクセルのように自由に項目を追加できる、というのは強みです。
このように、便利なエクセルですが、１つだけ注意しておいたほうがよいことがあります。
例えばお客様の住所が変わった時、「住所」列に
東京都千代田区神田小川町1-1
→東京都港区芝1-1-1（2017/4から）
などと１つのセルにいろいろと書いてしまわないことです。
このように書ける自由さがエクセルのメリットであり、デメリットです。
人間が見れば「あ、2017/4からは港区芝が新しい住所なのだな」とわかります。
しかし、例えばこのsheet1をもとに宛名印刷しようとしたとき、
このような「新旧の住所や日付」が含まれた行があるだけで一気に使いづらいデータになります。
あくまで「住所」には「現住所」のみとすることです。
「2017/3まで神田小川町だった」というのは「現住所」とは関係のない情報ですから、
もし記録するにしても別の列「住所履歴」を追加するべきです。
このように整理されたデータを入力しておくことで、
宛名印刷のようなほかのソフトでもデータが使いやすくなります。
また、将来なにか顧客管理システムを導入するときも、データを取り込みやすくなります。
イルカシステム株式会社
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