入金管理業務をシステム化するときに必要なこと

2014年2月17日

弊社のような小さな会社であっても、
売上がたち、代金を回収しないことにはなにも始まりません。

売上と代金回収の頻度が多くないうちは、
エクセルにメモしていれば事足りるかもしれません。
もしかすると、頭で記憶しているから
メモすら必要ない、という猛者もおられるかもしれません。

 

ただ、お客さまが増え、売上が増えてこられると
その回収がされているのかの確認が、どんどん重要になってきます。

そのためか、この「入金管理」だけをシステム化したい
というご依頼も多いです。

 

「入金管理」をシステム化するとき、
どういった観点で考えたらよいでしょうか。

一言で「入金管理」といっても、
入金がされたかどうかの確認業務は、
いろいろなパターンがあります。

  1. 前払いで振込確認後、商品を郵送する
  2. 請求書に対応する入金額が、振込されているか確認する
  3. 普通振込やクレジットカード払いの振込データを使って、顧客情報とマッチングし、入金漏れがないか確認する
  4. 利用料をカウントして、一定額以下になったら追加請求する

などなど、思いつくままに挙げてみました。

これに、顧客ごとの締め日、支払いサイクル、
といったことも考慮にいれなければいけないケースもあります。

仮に、3.のように、振込データを電子情報の形式で取り出せる場合、
そういったデータをどこからどういった形式でもらうか、
マッチングすべき「顧客情報」をどこから取り出すか、
といった検討も必要です。

 

以上のような観点で、必要な機能を洗い出した上で
既存のソフトウェアで使えるものがあるかチェックしてみるとよいと思います。

「これはいいけど、あの機能が足りないんだよなぁ」などという場合でも、
それも含めてシステム開発会社に相談すれば、
よりよいものができるはずです。

この記事の著者

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